市城建档案馆对归档文件 质量、立卷、排列、编目、装订的要求

市城建档案馆对归档文件

质量、立卷、排列、编目、装订的要求

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）

1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：**小区1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，对于共用部分材料原件（如产品合格证检验报告单等）只有一份原件的,原件应放在1#楼内，其它五栋楼提交复印件必须在备考表里写明原件在1＃楼内。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。凡小于A4幅面的材料，背面须粘贴在A4纸张上；凡大于A4幅面的，须按“手风琴”形式折叠成A4幅面（同时预留装订线）。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下　　　

竣工图章尺寸为：50mm×80mm

竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

3、立卷过程中必须遵循下列要求：

（1）案卷不宜过厚，一般在20mm左右，便于利用。

（2）案卷内不应有重份文件。

卷内文件的排列

1、同一事项的的请示和批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列（主要指开、竣工部分的文件）。

2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号（建施图、结施图、水施图、电施图、设施图、装施图等）顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后（如设计变更通知单）。

4、如果开、竣工资料超过20mm厚度时，应装订成两卷（便于提供利用）。

案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码（如地质勘察报告、结算书等），反之，则不行。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表一律不编写页号。

2、卷内目录的编制应符合下列规定：

（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标注。

（2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代表。

（3）文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

（4）文件题名：填写文件标题的全称，严禁自行修改简称。

（5）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，每卷最后一份文件填写起止页号。如：最后一页从85到100，应填写为85/100。如果最后一份文件起页是85页，此文件就1张，又是卷内的最后1页，就应填写为85/85。

（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

 3、卷内备考表的编制应符合下列规定

（1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数，各类文件页数（图纸张数），以及立卷单位对案卷情况的简要说明。

（2）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面的编制应符合下列规定：

（1）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、卷内文件的内容，案卷题名在卷皮中占两行，其中第一行填写工程的全称，第二行揭示卷内文件的主要内容，例如：

**小区

综合性文件材料

竣工验收文件材料

给排水、电气质量保证文件材料

主要材质证明及施工试验材料

评定文件材料

施工技术材料

幕墙资料

电梯资料

消防资料

弱电资料

通风与空调资料

总平及附属资料

（2）编制单位：应填写案卷内文件的形成的主要单位或主要责任者。应为建设单位、施工单位。

（3）编制日期：应填写初次审查档案的日期。例如：2019.01

（4）归档日期：应填写档案收集进馆的日期：例如：2019.04

（5）保管期限为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存，如大型重点工程（工人文化宫、军垦博物馆）；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，一般指住宅楼；短期指工程档案保存20年以下。

（6）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

（7）共　卷：包括该工程的全部资料。即：竣工资料+竣工图，竣工资料排在前，竣工图排在后。

案卷装订

1、文字材料必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2、装订时必须剔除金属物。

3、进馆档案材料合格证原件，一张A4白纸上只能贴一张合格证。