市城建档案馆对归档文件 质量、立卷、排列、编目、装订的要求

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市城建档案馆对归档文件

质量、立卷、排列、编目、装订的要求

建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2014

 

1、归档的工程文件应为原件,因为只有原件才具备法律依据。例如:**小区123456#六栋楼同时开工,对于共用部分材料原件(如产品合格证检验报告单等)只有一份原件的,原件应放在1#楼内,其它五栋楼提交复印件必须在备考表里写明原件在1#楼内。

2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料,不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。凡小于A4幅面的材料,背面须粘贴在A4纸张上;凡大于A4幅面的,须按“手风琴”形式折叠成A4幅面(同时预留装订线)。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,有些图(如公路竣工图)是计算机出图,但必须清晰,不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样,施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下   

 


     

80



竣工图

15

 

 

 


 

50


施工单位


7


编制人


审核人


7


技术负责人


编制日期


7


监理单位


7


总监


现场监理


7



竣工图章尺寸为:50mm×80mm

竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,有重大改变的,应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面,图标栏必须露在外面。

 

立卷的原则和方法

 

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。单位工程:具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。

3、立卷过程中必须遵循下列要求:

1)案卷不宜过厚,一般在20mm左右,便于利用。

2)案卷内不应有重份文件。

 

卷内文件的排列

 

1、同一事项的的请示和批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列(主要指开、竣工部分的文件)。

2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号(建施图、结施图、水施图、电施图、设施图、装施图等)顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后(如设计变更通知单)。

4、如果开、竣工资料超过20mm厚度时,应装订成两卷(便于提供利用)。

 

案卷的编目

 

1、编制卷内文件页号应符合下列规定:

1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。

2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3)成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码(如地质勘察报告、结算书等),反之,则不行。

4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表一律不编写页号。

2、卷内目录的编制应符合下列规定:

1)序号:以一份文件为单位,用阿拉拍数字从1依次标注。

2)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代表。

3)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

4)文件题名:填写文件标题的全称,严禁自行修改简称。

5)页次:填写文件在卷内所排的起始页号,每卷最后一份文件填写起止页号。如:最后一页从85100,应填写为85/100。如果最后一份文件起页是85页,此文件就1张,又是卷内的最后1页,就应填写为85/85

6)卷内目录排列在卷内文件首页之前。

 3、卷内备考表的编制应符合下列规定

1)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数(图纸张数),以及立卷单位对案卷情况的简要说明。

2)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面的编制应符合下列规定:

1)案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、卷内文件的内容,案卷题名在卷皮中占两行,其中第一行填写工程的全称,第二行揭示卷内文件的主要内容,例如:

**小区

综合性文件材料

竣工验收文件材料

给排水、电气质量保证文件材料

主要材质证明及施工试验材料

评定文件材料

施工技术材料

幕墙资料

电梯资料

消防资料

弱电资料

通风与空调资料

总平及附属资料

2)编制单位:应填写案卷内文件的形成的主要单位或主要责任者。应为建设单位、施工单位。

3)编制日期:应填写初次审查档案的日期。例如:2019.01

4)归档日期:应填写档案收集进馆的日期:例如:2019.04

5)保管期限为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存,如大型重点工程(工人文化宫、军垦博物馆);长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命,一般指住宅楼;短期指工程档案保存20年以下。

6)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

7)共 卷:包括该工程的全部资料。即:竣工资料+竣工图,竣工资料排在前,竣工图排在后。

 

案卷装订

 

1、文字材料必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。

2、装订时必须剔除金属物。

3、进馆档案材料合格证原件,一张A4白纸上只能贴一张合格证。

 

 

 

 


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